Planificación de turnos emergencias

WP Dienstplan es un software de cuadrantes pensado para servicios de emergencia sanitaria.

La realidad

Ya sabes cómo va esto.

Eres jefe de guardia, coordinador de turnos o responsable de base. Ambulancia 1, ambulancia 2, transporte sanitario, UVI móvil – cada vehículo necesita la dotación correcta. Cada día, cada noche.

El cuadrante se planifica al trimestre. Luego alguien cae de baja. Entonces: abrir la hoja de cálculo, mirar el grupo de WhatsApp, repasar la lista de llamadas. ¿Quién puede cubrir? ¿Quién es TES? ¿Quién no ha hecho noches esta semana? Insistir tres veces porque nadie contesta.

A las 5:30 estás al teléfono intentando completar la dotación de la ambulancia 2 para el turno de mañana. En tu tiempo libre.

No es tu equipo el que falla.
Es la herramienta.

El problema

Donde la planificación de guardias se rompe.

« ¿Quién cubre la guardia nocturna? »

Alguien cae de baja. Llamas a seis personas. Dos no cogen, una no tiene la cualificación, otra no puede empezar hasta las 22 h. Al final, haces tú la guardia – aunque no estabas en el cuadrante.

« La hoja de cálculo está mal. Otra vez. »

Tres versiones circulando. El cambio de la semana pasada nunca se apuntó. La ambulancia 2 tiene a un voluntario que solo está habilitado para transporte sanitario.

« ¿Quién tiene qué cualificación? »

TES, enfermero, médico – todo está en la cabeza del jefe de guardia. Cuando se va de vacaciones, nadie sabe quién puede ir en qué vehículo.

« La facturación me lleva un día entero. »

Fin de mes: ¿quién hizo cuántas guardias? ¿Cuántas nocturnas? Sacar los números de hojas de cálculo, grupo de WhatsApp y correos – lleno de errores y sin final.

La solución

Un cuadrante que funciona sin que tú lo empujes.

Cada vehículo tiene su propio cuadrante. Los turnos abiertos se ven al instante – por todos los que tienen la cualificación correcta. Quien puede, se apunta. Quien no, intercambia directamente en el sistema.

Si alguien no es TES, no ve los turnos de ambulancia. Si no es médico, no ve la UVI móvil. No tienes que comprobar nada – las asignaciones erróneas simplemente no pueden ocurrir.

Si un turno sigue abierto, aparece marcado en el panel. El personal cualificado se apunta o intercambia – tú miras el panel, ves los huecos – y tu equipo los cubre.

Ejemplo de cuadrante de emergencias – ambulancia y transporte sanitario en guardias de 12 h con requisitos de cualificación

Qué cambia

El cuadrante aguanta – incluso cuando no estás de guardia.

Se acabaron las maratones telefónicas

Alguien se cae – el personal cualificado ve el turno abierto en el panel y se apunta o intercambia. No tienes que llamar a nadie.

Nadie en el vehículo equivocado

Las cualificaciones están en el sistema. Si alguien es solo voluntario, no ve los turnos de ambulancia. Sin errores que aparecen el día del cambio.

Cambios sin llamarte

¿La guardia nocturna no te va? Un clic, otro miembro la coge – en el sistema, con confirmación por correo. Tú recibes la notificación, no la consulta.

Facturación en cinco minutos

¿Quién hizo cuántas guardias diurnas y nocturnas? Abre las estadísticas, elige el periodo – todas las cifras en el plugin. Una base sólida para la facturación a la diputación o la comunidad autónoma.

En la práctica

Tres situaciones – antes y después.

Baja en guardia nocturna a las 17 h

Antes: El jefe de guardia llama a ocho personas. Cuatro no cogen, dos no tienen la cualificación, una solo puede empezar a las 22 h. Tiempo empleado: 40 minutos. Resultado: dotación incompleta.

Después: El turno abierto es visible en el panel para todo el personal cualificado. En una hora, alguien se ha apuntado. El jefe consulta el panel. Tiempo empleado: 2 minutos.

Nuevo miembro, asignación errónea

Antes: Un voluntario nuevo acaba asignado por error a la ambulancia – la hoja de cálculo no tenía su nivel de cualificación. El error sale a la luz en el relevo.

Después: El cuadrante de la ambulancia exige la cualificación « TES ». El voluntario ni siquiera ve esos turnos en su portal. Las asignaciones erróneas son imposibles.

Informe trimestral de facturación

Antes: El responsable recopila datos de tres hojas de cálculo, del grupo de WhatsApp y de correcciones a mano. Un sábado entero perdido. Dos errores salen desde la diputación.

Después: Abre las estadísticas, elige el trimestre: quién hizo cuántas guardias, en qué vehículo, diurnas vs. nocturnas – documentado en estadísticas y registro de auditoría. Diez minutos en el plugin.

FAQ

Preguntas desde la base.

¿Soporta guardias de 12 horas?

Sí. Las duraciones de guardia son totalmente configurables – las clásicas 06:00–18:00 y 18:00–06:00 de emergencias, además de localizaciones 24 h, guardias partidas o cualquier otro patrón que use tu base.

¿Cada vehículo puede tener su propio cuadrante?

Sí. Cada vehículo se configura como cuadrante independiente – con sus propias dotaciones mínimas y requisitos de cualificación. Ves de un vistazo qué vehículo aún necesita dotación esta noche.

¿La verificación de cualificaciones es automática?

Sí. Asigna cualificaciones como TES, Enfermero o Médico a cada miembro. Si un turno requiere una cualificación específica, solo el personal cualificado lo ve. Sin comprobaciones manuales, sin asignaciones erróneas.

¿Se puede usar para facturar a la diputación?

Sí. La licencia Pro (€149 / año) ofrece estadísticas detalladas y un registro de auditoría completo en el plugin – una base documentada para la facturación a la diputación o la comunidad autónoma. Consulte la página de precios y la lista de funciones.

¿Dónde se almacenan los datos?

Todos los datos permanecen exclusivamente en tu propia base de datos WordPress, en tu hosting. Sin conexión a servidores externos, sin nube estadounidense, sin compartir con terceros. Tu organización sigue siendo el responsable del tratamiento en el sentido del art. 4.7 del RGPD; el cumplimiento concreto (información a los interesados, registro de actividades de tratamiento, seguridad del hosting WordPress, copias de seguridad) es responsabilidad tuya. La misma arquitectura la usan los primeros intervinientes y los bomberos voluntarios.

Tenemos más de 50 miembros. ¿Funciona?

Sí, con la licencia Pro (€149 / año). Sin límites en miembros, cuadrantes o eventos. Además, estadísticas de asistencia y un registro de auditoría completo para la documentación.

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