Planification des équipes pompiers volontaires

WP Dienstplan est un logiciel de planning conçu pour les centres de sapeurs-pompiers volontaires.

Le quotidien

Ça vous parle.

Vous êtes chef de centre, chef de garde ou adjudant dans un centre de secours volontaire. En plus de votre métier, vous organisez les gardes, les manœuvres et les habilitations ARI. Bénévolement.

Concrètement : ouvrir le tableur après le boulot. Vérifier le groupe WhatsApp. Appeler pour savoir qui est dispo le week-end. Relancer deux fois parce que l'un n'a pas vu le message et que l'autre a changé d'avis.

Au final, tout passe par vous. Et dès que vous lâchez prise, le planning du week-end a des trous.

Ce n'est pas un problème de motivation.
C'est un problème d'outil.

Le problème

Là où le planning de garde SPV dérape.

« Qui prend la garde dimanche ? »

Groupe WhatsApp, 47 membres. Trois répondent. L'un est malade. Le chef de garde décroche le téléphone à 20 h – pour la troisième fois cette semaine.

« La liste ARI n'est plus à jour. »

Qui a son habilitation ARI ? Qui est passé en parcours feu le trimestre dernier ? La réponse se trouve dans trois dossiers – et aucun n'est à jour.

« Toujours les trois mêmes à la manœuvre. »

Aucune visibilité sur les présences. Les discrets ne disent rien. Les assidus en ont marre. Et à l'assemblée générale, ça se voit.

« La mairie veut des chiffres. »

SDIS, collectivité, conseil municipal : combien de gardes ? Combien de manœuvres ? Répondre coûte une soirée entière sur un tableur.

La solution

Un planning de garde qui tourne sans vous.

La garde du dimanche est en ligne. Chaque sapeur voit les créneaux ouverts. Ceux qui peuvent s'inscrivent. Ceux qui ne peuvent pas échangent – sans passer par vous.

Le créneau ARI ne s'affiche que pour les sapeurs habilités. La garde du week-end uniquement pour les chefs d'agrès et au-dessus. Personne ne s'inscrit sur un poste qu'il ne peut pas tenir.

Si un créneau reste vide, il est marqué dans le tableau de bord. Les pompiers qualifiés s'inscrivent ou échangent – vous n'avez personne à appeler. Vous ouvrez le tableau de bord, voyez les trous – et vos gars les comblent eux-mêmes.

Exemple de planning pour centre de pompiers volontaires – vue hebdomadaire avec gardes et manœuvre ARI

Ce qui change

Le planning tient – même quand vous n'êtes pas là.

Plus de coups de fil

Les créneaux ouverts partent par e-mail. Les sapeurs s'inscrivent quand ça leur convient. Pas quand vous relancez pour la troisième fois.

Personne au mauvais poste

Celui qui n'a pas l'habilitation ARI ne voit même pas le créneau ARI. Pas de malentendus, pas de discussions après coup.

Vous voyez où ça coince

Tableau de bord, coup d'œil sur la semaine : quels créneaux sont couverts ? Où manque-t-il quelqu'un ? Qui a déjà fait plus que sa part ? Sans tableur.

Le rapport annuel prend cinq minutes

Qui était de garde quand ? Ouvrez les statistiques, choisissez la période – tous les chiffres dans le plugin. Une base solide pour le SDIS et la mairie.

Sur le terrain

Trois situations – avant et après.

Couvrir la garde du week-end

Avant : Le chef de garde poste un message lundi soir. Jeudi, toujours aucune réponse. Il appelle cinq sapeurs, deux acceptent. Temps passé : 45 minutes.

Après : La garde est dans le planning. Les sapeurs qualifiés reçoivent un e-mail. Mercredi, trois se sont inscrits. Le chef vérifie le tableau de bord. Temps passé : 2 minutes.

Planifier une manœuvre ARI

Avant : Qui est habilité ARI ? La liste dans le classeur date de l'an dernier. Le responsable ARI demande un par un. Deux sapeurs se présentent alors qu'ils ne sont plus habilités.

Après : Le créneau « Manœuvre ARI » n'est visible que par les sapeurs du groupe « Porteur ARI ». Ceux qui n'ont pas l'habilitation ne voient même pas le créneau.

Rapport annuel pour la collectivité

Avant : Le chef de centre passe quatre heures sur un tableur pendant les fêtes. Listes de présence, heures de manœuvre, gardes. Déchiffrer des notes manuscrites. Additionner des colonnes.

Après : Ouvrir les statistiques, choisir la période. Qui a été de garde combien de fois, quels créneaux ont tourné, où il y a eu des trous – documenté dans les statistiques et le journal d’audit.

FAQ

Questions du terrain.

Nous ne sommes que 15 actifs. Ça vaut le coup ?

Justement. La version gratuite est entièrement fonctionnelle, sans limite de membres – avec planning, tableau de bord et jours fériés. Pour 15 sapeurs, la licence Basique (79 € / an) ajoute les notifications e-mail et l'échange de créneaux. C'est moins qu'une pizza de manœuvre.

Peut-on gérer les habilitations ARI ?

Oui. Créez vos groupes – porteur ARI, conducteur VSAV, chef d'agrès ou ce dont votre centre a besoin. Les créneaux ne s'ouvrent alors qu'aux sapeurs qualifiés. Pas de vérification manuelle, pas de mauvaises affectations.

Ça fonctionne aussi pour le planning de manœuvre ?

Oui. Définissez autant de créneaux que nécessaire : manœuvre hebdomadaire, exercice spécial, formation, parcours ARI. Tout apparaît dans la même vue semaine et mois que les gardes.

Notre collectivité exige la conformité RGPD. Où sont stockées les données ?

Toutes les données – membres, qualifications, plannings – restent exclusivement dans votre base WordPress. Aucune connexion à des serveurs externes, aucun cloud américain, aucun partage de données avec des tiers. Au sens du RGPD, la collectivité ou le SDIS reste le responsable de traitement (art. 4.7 du RGPD) ; l'établissement du registre des traitements, la sécurisation de l'installation WordPress et la conclusion d'un contrat de sous-traitance avec votre hébergeur restent de votre ressort. Idem pour le planning des premiers intervenants.

Le SDIS demande une traçabilité. Le plugin peut faire ça ?

Oui, avec la licence Pro (149 € / an). Vous obtenez des statistiques de présence et un journal d’audit complet dans le plugin – une base documentée pour le SDIS ou la mairie. Consultez la page tarifs et la liste des fonctionnalités. Les services de secours utilisent les mêmes fonctions Pro pour la facturation.

Chaque sapeur a-t-il besoin d'un compte WordPress ?

Oui, chaque membre reçoit un utilisateur WordPress. L'avantage : chacun ne voit que ses propres créneaux, peut échanger lui-même et ne reçoit que les e-mails qui le concernent. La mise en place est rapide – WordPress permet l'import d'utilisateurs par CSV.

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