Planification des équipes secours d'urgence

WP Dienstplan est un logiciel de planning conçu pour les services de secours et d’urgences.

La réalité

Vous connaissez le scénario.

Vous êtes chef de garde, responsable planning ou cadre de santé. VSAV 1, VSAV 2, transport sanitaire, VLM – chaque véhicule a besoin du bon équipage. Chaque jour, chaque nuit.

Le planning est fait au trimestre. Puis quelqu’un tombe malade. Alors : ouvrir le tableur, vérifier le groupe WhatsApp, parcourir la liste d’appels. Qui peut remplacer ? Qui est ambulancier DEA ? Qui n’a pas fait de nuit cette semaine ? Relancer trois fois parce que personne ne répond.

À 5 h 30 vous êtes au téléphone pour trouver un équipage au VSAV 2 pour la garde du matin. Sur votre temps libre.

Ce n’est pas votre équipe qui faillit.
C’est l’outil.

Le problème

Où le planning de secours déraille.

« Qui couvre la garde de nuit ? »

Quelqu’un tombe malade. Vous appelez six personnes. Deux ne répondent pas, une n’a pas la qualification, une ne peut pas commencer avant 22 h. Au final, c’est vous qui faites la garde – alors que vous n’étiez pas au planning.

« Le tableur est encore faux. »

Trois versions en circulation. L’échange de la semaine dernière n’a jamais été saisi. Le VSAV 2 affiche un aide-soignant qui n’est qualifié que pour le transport sanitaire.

« Qui a quelle qualification, déjà ? »

Ambulancier DEA, infirmier SMUR, médecin urgentiste – tout est dans la tête du chef de garde. Quand il est en congé, personne ne sait qui peut monter dans quel véhicule.

« La facturation me prend une journée entière. »

Fin de mois : qui a fait combien de gardes ? Combien de nuits ? Récupérer les chiffres dans les tableurs, le groupe WhatsApp, les mails – source d’erreurs, sans fin.

La solution

Un planning qui tourne sans que vous le poussiez.

Chaque véhicule a son propre planning. Les gardes ouvertes sont visibles instantanément – pour tous ceux qui ont la bonne qualification. Ceux qui peuvent s’inscrivent. Ceux qui ne peuvent pas échangent directement dans le système.

Si quelqu’un n’est pas ambulancier DEA, il ne voit pas les gardes VSAV. S’il n’est pas médecin, il ne voit pas le VLM. Vous n’avez rien à vérifier – les mauvaises affectations ne peuvent tout simplement pas arriver.

Si une garde reste ouverte, elle est marquée dans le tableau de bord. Les agents qualifiés s'inscrivent ou échangent – vous consultez le tableau de bord, voyez les trous, et votre équipe les comble.

Exemple de planning de secours – équipages VSAV et transport sanitaire en gardes de 12 h avec qualifications

Ce qui change

Le planning tient – même quand vous n’êtes pas de garde.

Plus de marathon téléphonique

Quelqu’un se désiste – les agents qualifiés voient la garde ouverte dans le tableau de bord et s’inscrivent ou échangent. Vous n’avez plus à appeler personne.

Personne dans le mauvais véhicule

Les qualifications sont dans le système. Un aide-soignant ne voit pas les gardes VSAV. Plus d’erreurs d’affectation découvertes au moment de la prise de poste.

Échanges sans vous appeler

La garde de nuit ne va pas ? Un clic, un autre membre reprend – dans le système, avec email de confirmation. Vous êtes notifié, pas sollicité.

Facturation en cinq minutes

Qui a fait combien de gardes de jour et de nuit ? Ouvrez les statistiques, choisissez la période – tous les chiffres dans le plugin. Une base solide pour la facturation auprès du SDIS ou de l’ARS.

En pratique

Trois situations – avant et après.

Désistement pour la garde de nuit à 17 h

Avant : Le chef de garde appelle huit personnes. Quatre ne répondent pas, deux n’ont pas la qualification, une ne peut commencer qu’à 22 h. Temps passé : 40 minutes. Résultat : équipage incomplet.

Après : La garde ouverte est visible dans le tableau de bord pour tous les ambulanciers DEA qualifiés. En une heure, quelqu’un s’est inscrit. Le chef consulte le tableau de bord. Temps passé : 2 minutes.

Nouvel agent, mauvaise affectation

Avant : Un nouvel aide-soignant se retrouve affecté au VSAV par erreur – le tableur n’avait pas sa qualification. L’erreur n’apparaît qu’à la prise de poste.

Après : Le planning VSAV exige la qualification « Ambulancier DEA ». L’aide-soignant ne voit même pas ces gardes dans son espace. Les affectations erronées sont impossibles.

Facturation trimestrielle au SDIS

Avant : Le responsable récupère les données de trois tableurs, du groupe WhatsApp et de corrections manuscrites. Un samedi entier y passe. Deux erreurs remontent du SDIS.

Après : Ouvrir les statistiques, choisir le trimestre : qui a fait combien de gardes, sur quel véhicule, jour vs. nuit – documenté dans les statistiques et le journal d’audit. Dix minutes dans le plugin.

Qualifications

Qui peut monter dans quel véhicule – stocké dans le système, pas dans votre tête.

Créez des groupes de qualifications. Les gardes s’ouvrent automatiquement uniquement aux agents qui détiennent la bonne certification. Vous n’avez rien à vérifier.

Ambulancier DEA Infirmier SMUR Médecin urgentiste Aide-soignant Chef d’agrès Sapeur-pompier pro Stagiaire

FAQ

Questions du terrain.

Les gardes de 12 h sont-elles prises en charge ?

Oui. Les durées de garde sont entièrement paramétrables – les classiques 06 h–18 h et 18 h–06 h du secours, ainsi que les astreintes 24 h, les gardes fractionnées ou tout autre rythme utilisé dans votre centre.

Chaque véhicule peut-il avoir son propre planning ?

Oui. Chaque véhicule est paramétré comme un planning indépendant – avec ses propres effectifs minimaux et exigences de qualification. Vous voyez d’un coup d’œil quel véhicule manque encore d’équipage ce soir.

La vérification des qualifications est-elle automatique ?

Oui. Attribuez des qualifications comme Ambulancier DEA, Infirmier SMUR ou Médecin à chaque agent. Si une garde exige une qualification précise, seuls les agents qualifiés la voient. Plus de vérifications manuelles, plus d’erreurs d’affectation.

Peut-on l’utiliser pour la facturation SDIS ?

Oui. La licence Pro (€149 / an) offre des statistiques détaillées et un journal d’audit complet dans le plugin – une base documentée pour la facturation auprès du SDIS ou de l’ARS. Consultez la page tarifs et la liste des fonctionnalités.

Où sont stockées les données ?

Toutes les données restent exclusivement dans votre propre base WordPress. Aucune connexion à des serveurs externes, aucun cloud américain, aucun partage avec des tiers. La mise en conformité RGPD (registre des traitements, durées de conservation, contrat de sous-traitance avec votre hébergeur) relève de votre structure en tant que responsable de traitement (art. 4.7 du RGPD). La même architecture est utilisée par les premiers intervenants et les sapeurs-pompiers volontaires.

Nous avons plus de 50 agents. Ça marche ?

Oui, avec la licence Pro (€149 / an). Pas de limites sur les agents, les plannings ou les événements. Plus des statistiques de présence et un journal d’audit complet pour la documentation.

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