Soutien psychosocial

WP Dienstplan est un logiciel de planification des gardes pour les équipes de soutien psychosocial et les cellules d'intervention de crise.

Le quotidien

Vous connaissez ça.

Vous coordonnez une équipe de soutien psychosocial, une cellule de type CUMP ou une aumônerie d'urgence. 15 à 30 bénévoles. Astreinte 24 h/24. Chaque alerte compte.

La liste de disponibilité est stockée dans un fichier Excel. Qui a le bip, trois personnes le savent. Si quelqu'un se désiste à la dernière minute, ça commence : la chaîne téléphonique – au milieu de la nuit, après une intervention difficile, ou dimanche matin.

Et en fin d'année : qui a eu combien d'interventions ? Qui a besoin de supervision ? Rassembler les chiffres prend des heures.

Vos gens font le travail le plus difficile.
Ça ne doit pas échouer à cause de votre planification.

Le problème

Là où la planification des astreintes dérape.

« Qui a le bip ce soir ? »

La liste de disponibilité dépend d'un fichier Excel. Qui est inscrit, le coordinateur le sait. Si le coordinateur n'est pas joignable, personne ne le sait.

« Qui est habilité à diriger l'intervention ? »

Tout le monde ne peut pas assurer la direction d'intervention. Tout le monde n'a pas les qualifications requises. La matrice de compétences n'existe que dans la tête d'une personne – qui est en vacances.

« La dernière intervention était difficile. Je ne peux pas cette nuit. »

C'est compréhensible. Mais maintenant, il faut trouver rapidement un remplaçant. Ça veut dire : chaîne téléphonique, trois refus, puis quelqu'un se propose – désorganisé et sans préparation.

« La supervision a besoin de chiffres. Nous n'en avons pas. »

Combien de fois chacun a-t-il été de garde ? Qui a eu trop de gardes de nuit ? Pour une supervision juste, la base de données manque – et pour le rapport pour l'organisme porteur aussi.

La solution

L'astreinte tourne – sans chaîne téléphonique.

Chacun sait qui est d'astreinte. Responsable d'intervention et équipiers sont clairement séparés. Sans l'habilitation requise, le poste de direction n'apparaît pas.

Si quelqu'un se désiste, il cède sa garde – sans appel, sans groupe de chat, sans justification. Un autre membre reprend avec un clic. Discret et documenté.

En fin d'année, vous ouvrez les statistiques. Qui a eu combien de gardes ? Qui a probablement besoin d'un entretien de soutien ? Les chiffres sont là – sans que vous ayez besoin de les chercher.

Quand des gens en crise sont accompagnés, l'organisation en arrière-plan ne doit pas devenir une charge supplémentaire.

Exemple de planning – gardes avec responsable d'intervention et équipiers

Ce qui change

Moins d'organisation. Plus de temps pour les gens.

Plus de chaînes téléphoniques

Si quelqu'un se désiste, les membres qualifiés voient la garde ouverte dans le tableau de bord et peuvent s'inscrire ou échanger. Plus besoin d'appeler au milieu de la nuit.

Après une intervention difficile, céder sa garde – sans se justifier

Un clic, c'est fait. Pas de groupe de chat, pas de justification, pas de discussion. Documenté, mais pas public. Exactement comme ça devrait être.

Les qualifications sont vérifiées automatiquement

Responsable, équipier, pair aidant, superviseur – sans la bonne habilitation, le poste n'apparaît pas. Aucune erreur d'affectation en direction d'intervention.

La supervision a une base de données

Qui a eu combien d'interventions ? Qui a eu beaucoup de gardes de nuit ? Les statistiques fournissent la base – pour une répartition juste, des conversations de soutien et le rapport pour l'organisme porteur.

Dans la pratique

Trois situations – avant et après.

Désistement de dernière minute en disponibilité nocturne

Avant : Dimanche 21h. Le membre de disponibilité se désiste – après une intervention difficile l'après-midi. Le coordinateur appelle quatre personnes. Deux ne répondent pas. L'une n'a pas l'habilitation de direction. Temps passé : 35 minutes.

Après : Le membre cède sa garde dans le système. Les membres qualifiés reçoivent un email. Dans 20 minutes, quelqu'un a repris. Sans un seul coup de fil.

Affectation en tandem pour la disponibilité du week-end

Avant : Le coordinateur inscrit manuellement le responsable d'intervention + l'équipier + éventuellement un stagiaire. Le responsable a-t-il vraiment l'habilitation ? Il vérifie de mémoire. Au troisième changement, il perd le fil.

Après : La direction d'intervention est définie avec une exigence d'habilitation. Le poste d'équipier est ouvert à tous les intervenants qualifiés. Les postes se remplissent automatiquement.

Rapport annuel pour l'organisme porteur

Avant : Le coordinateur passe deux soirées à rassembler les chiffres d'intervention à partir de différentes listes. La supervision demande les chiffres de charge individuels – qui n'existent pas correctement.

Après : Statistiques, année sélectionnée : qui a eu combien de gardes, combien de gardes nocturnes, combien de directions d’intervention – documenté dans les statistiques et le journal d’audit. Une base fiable pour les conversations de supervision.

Questions fréquentes

Questions du terrain.

Nous ne sommes que 12 actifs. Ça en vaut la peine ?

Justement. La version gratuite est entièrement fonctionnelle, sans limite de membres. Pour 12, la licence Basique (79 € / an) suffit. Les petites cellules de crise et aumôneries d'urgence en profitent particulièrement, car chaque désistement menace immédiatement la disponibilité.

Les interventions en tandem peuvent-elles être planifiées ?

Oui. Chaque garde peut avoir plusieurs postes – typique pour les cellules de crise : responsable d'intervention + aide + possible stagiaire. Chaque poste avec sa propre exigence de qualification. Les postes se remplissent indépendamment les uns des autres.

Les niveaux de qualification sont-ils paramétrables ?

Oui. Créez des groupes – Responsable d'intervention, Intervenant qualifié, Intervenant de base, Pair aidant, Aumônier d'urgence, Superviseur. Les gardes ne s'ouvrent alors que pour les membres avec la bonne qualification. Par exemple, la direction d'intervention peut être limitée à « Responsable d'intervention ».

L'échange de garde est-il discret ?

Oui. L'échange se fait via le système – pas de groupe de chat, pas de justification publique. Le membre cède sa garde, un membre qualifié reprend. Vous, en tant que coordinateur, êtes informé, pas consulté.

Où sont stockées les données – même pour les structures confessionnelles ?

Toutes les données restent exclusivement dans votre base WordPress. Pas de serveurs externes, pas de cloud américain, aucun partage avec des tiers. Votre structure (paroisse, collectivité, association) reste le responsable de traitement. Important pour les aumôneries d'urgence et les cellules de crise municipales soumises à des exigences strictes en matière de protection des données. Le même principe est utilisé par les services de secours et les groupes de premiers intervenants.

Les fréquences d'intervention peuvent-elles être évaluées pour la supervision ?

Oui, avec la licence Pro (149 € / an). Les statistiques indiquent combien de fois chacun a été de garde – par période et type de garde – plus un journal d’audit complet dans le plugin. Une base documentée pour la supervision et le rapport au parrain. Consultez la page tarifs et la liste des fonctionnalités.