Dienstplanung Rettungsdienst

Der Alltag

Du kennst das.

Du bist Wachleiter, Dienstplanverantwortlicher oder Bereichsleiter im Rettungsdienst. RTW 1, RTW 2, KTW, NEF – jedes Fahrzeug braucht die richtige Besetzung. Jeden Tag, jede Nacht.

Die Planung läuft quartalsweise. Dann fällt jemand aus. Also: Excel öffnen, WhatsApp-Gruppe, Telefonliste. Wer kann einspringen? Wer hat NotSan? Wer hat heute Nacht noch nicht? Dreimal nachfragen, weil keiner antwortet.

Am Ende stehst du um 05:30 am Telefon und versuchen, den RTW 2 für die Frühschicht zu besetzen. Ehrenamtlich oder nach Feierabend.

Das scheitert nicht an deinem Team.
Es scheitert am Werkzeug.

Das Problem

Wo die Schichtplanung im Rettungsdienst scheitert.

„Wer springt für die Nachtschicht ein?"

Einer meldet sich krank. Du rufst sechs Leute an. Zwei gehen nicht ran, einer hat keine NotSan-Qualifikation, einer kann erst ab 22 Uhr. Am Ende fährst du selbst – obwohl du gar nicht eingeplant warst.

„Die Excel-Liste stimmt wieder nicht."

Drei Versionen im Umlauf. Der Tausch von letzte Woche ist nicht eingetragen. Auf dem RTW 2 steht ein RS, der eigentlich nur KTW darf.

„Wer hat eigentlich welche Qualifikation?"

NotSan, RS, RA – die Übersicht steckt im Kopf des Wachleiters. Wenn der im Urlaub ist, weiß niemand, wer auf welches Fahrzeug darf.

„Die Abrechnung kostet mich jedes Mal einen ganzen Tag."

Monatsende: Wer hat wie viele Schichten gefahren? Wie viele Nachtdienste? Die Zahlen zusammensuchen aus Excel, WhatsApp und E-Mails – fehleranfällig und endlos.

Die Lösung

Die Schichtplanung läuft – ohne dass du sie treiben musst.

Jedes Fahrzeug hat seinen Plan. Offene Schichten sind sofort sichtbar – für alle, die die richtige Qualifikation haben. Wer kann, trägt sich ein. Wer nicht kann, tauscht direkt im System.

Wer nicht NotSan ist, sieht den RTW nicht. Wer kein Notarzt ist, sieht das NEF nicht. Du musst nichts prüfen – die falsche Besetzung ist gar nicht möglich.

Bleibt eine Schicht offen, ist sie im Dashboard rot markiert. Qualifizierte Mitarbeiter tragen sich ein oder tauschen – du siehst am Dashboard, wo Lücken sind, und dein Team füllt sie selbst.

WP Dienstplan Dashboard Rettungsdienst – Wochenübersicht mit RTW- und KTW-Schichten

WP Dienstplan Dienstplaner Rettungsdienst – 12-Stunden-Schichten mit Qualifikationsanforderungen

WP Dienstplan Kalender Rettungsdienst – Schichtleitung ordnet Mitarbeiter RTW- und KTW-Diensten zu

WP Dienstplan Selbsteintrag Rettungsdienst – Mitarbeiter trägt sich in offene Schicht ein

WP Dienstplan Terminplaner Rettungsdienst – Fortbildungen und Termine planen

WP Dienstplan Statistik Rettungsdienst – Auswertung der Dienststunden

WP Dienstplan E-Mail Rettungsdienst – Benachrichtigung wenn eine Schicht zum Tausch angeboten wird

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Was sich ändert

Der Plan funktioniert auch ohne dich.

Kein Anrufmarathon bei Ausfällen

Fällt jemand aus, sehen qualifizierte Mitarbeiter die offene Schicht im Dashboard und tragen sich ein oder tauschen. Du musst niemanden mehr abtelefonieren.

Niemand sitzt auf dem falschen Fahrzeug

Qualifikationen sind im System. Wer nur RS hat, sieht den RTW nicht. Keine Fehlbesetzungen, die erst am Einsatztag auffallen.

Tauschen ohne Rückfragen

Nachtschicht passt nicht? Ein Klick, ein anderes Mitglied übernimmt – direkt im System, mit E-Mail-Bestätigung. Du wirst nur informiert, nicht gefragt.

Du verlierst keinen Samstag mehr an Excel

Wer hat wie viele Tag- und Nachtschichten gefahren? Statistik öffnen, Zeitraum wählen, exportieren. Grundlage für die Pauschalabrechnung – in fünf Minuten.

In der Praxis

Drei Situationen – vorher und nachher.

Nachtschicht-Ausfall um 17 Uhr

Vorher: Wachleiter ruft acht Mitarbeiter an. Vier gehen nicht ran, zwei haben keine passende Qualifikation, einer kann erst ab 22 Uhr. Zeitaufwand: 40 Minuten. Ergebnis: unterbesetzt.

Nachher: Die offene Schicht ist im Dashboard für alle qualifizierten NotSan sichtbar. Innerhalb einer Stunde hat sich jemand eingetragen. Der Wachleiter prüft kurz das Dashboard. Zeitaufwand: 2 Minuten.

Neuer Mitarbeiter, falsche Besetzung

Vorher: Ein neuer RS wird versehentlich auf den RTW eingeteilt – die Excel-Liste hat die Qualifikation nicht erfasst. Der Fehler fällt erst beim Schichtwechsel auf.

Nachher: Der RTW ist als Schicht mit Qualifikationsanforderung „NotSan" angelegt. Der RS sieht die Schicht gar nicht in seinem Plan. Fehlbesetzung ausgeschlossen.

Quartalsabrechnung für den Kreisverband

Vorher: Wachleiter sammelt Daten aus drei Excel-Dateien, WhatsApp-Verläufen und handschriftlichen Korrekturen. Ein ganzer Samstag geht drauf. Zwei Fehler fallen erst beim Kreisverband auf.

Nachher: Statistik öffnen, Quartal wählen: Wer hat wie viele Schichten gefahren, welche Fahrzeuge, Tag vs. Nacht. Export als Nachweis für den Kreisverband – in zehn Minuten.

Qualifikationen

Wer darf auf welches Fahrzeug – das steht im System, nicht im Kopf des Wachleiters.

Lege Qualifikationsgruppen an. Schichten öffnen sich automatisch nur für Mitarbeiter mit der passenden Qualifikation. Du musst nichts prüfen.

Notfallsanitäter (NotSan) Rettungsassistent (RA) Rettungssanitäter (RS) Rettungshelfer Notarzt Wachleiter Praktikant

Häufige Fragen

Aus dem Alltag der Rettungswache.

Kann ich 12-Stunden-Schichten abbilden?

Ja. Schichtzeiten sind frei konfigurierbar – die typischen 06:00–18:00 und 18:00–06:00 im Rettungsdienst genauso wie 24-Stunden-Dienste, Bereitschaften oder Mischformen.

Kann ich RTW, KTW und NEF separat planen?

Ja. Jedes Fahrzeug wird als eigener Schichtplan angelegt – mit eigener Mindestbesetzung und eigenen Qualifikationsanforderungen. So siehst du auf einen Blick, welches Fahrzeug heute Nacht noch unbesetzt ist.

Funktioniert die Qualifikationsprüfung automatisch?

Ja. Hinterlege Qualifikationen wie NotSan, RS, RA oder Notarzt pro Mitarbeiter. Wenn eine Schicht eine bestimmte Qualifikation erfordert, sehen nur passend qualifizierte Mitarbeiter diese Schicht. Keine manuellen Prüfungen, keine Fehlbesetzungen.

Eignet sich das für die Pauschalabrechnung gegenüber der Hilfsorganisation?

Ja. Die Pro-Lizenz (149 € / Jahr) liefert detaillierte Statistiken: Wer hat wie viele Tag- und Nachtschichten gefahren, auf welchem Fahrzeug, in welchem Zeitraum. Exportierbar als Grundlage für Pauschalabrechnungen gegenüber DRK, ASB, Malteser oder Johanniter.

Wie ist das datenschutzrechtlich – auch für Hilfsorganisationen?

Alle Daten liegen ausschließlich in deiner eigenen WordPress-Datenbank. Keine Verbindung zu externen Servern, keine US-Cloud-Dienste. Das Plugin überträgt keine personenbezogenen Daten an uns oder an Dritte. Die datenschutzkonforme Ausgestaltung (Einwilligungen, Löschfristen, AV-Verträge mit dem Hoster) liegt bei deiner Organisation als Verantwortlicher. Die gleiche Architektur nutzen auch PSNV-Teams und Freiwillige Feuerwehren.

Wir haben mehr als 50 Mitarbeiter. Geht das?

Ja, mit der Pro-Lizenz (149 € / Jahr). Dort gibt es keine Begrenzung bei Mitarbeitern, Schichtplänen oder Terminen. Dazu Anwesenheitsstatistiken und ein lückenloses Audit-Log für die Dokumentation.