Dienstplan Kulturverein & Theater

Q: Was kostet WP Dienstplan?

Kostenlos: voller Funktionsumfang für einen Dienstplan, unbegrenzte Mitglieder. Basis 79€/Jahr, Pro 149€/Jahr. Details in der Preisübersicht und auf der Funktionsseite. Es ist einmalig pro Jahr und pro Organisation – nicht pro Person.

Der Alltag

Das kennen Sie

Montag. Sie schreiben die E-Mail für den Probenplan der nächsten zwei Wochen. Es ist Ihr drittes Projekt parallel – Regieassistenz, die Saison-Planung, die Garderobe aus der letzten Aufführung, die noch nicht aufgeräumt ist. Sie listen die Termine auf, verteilen die Rollen, vergessen kurz die Probennummer für Donnerstag, fügen sie hinzu. Kopieren Sie CC an fünfzehn Leute. Send.

Mittwoch. Zwei Antworten. Eine Frage, ob die Probe um 19:30 oder 20 Uhr anfängt. Sie schreiben zurück. Jemand antwortet nicht – bis Freitag, zwei Stunden vor der Probe. „Kann leider nicht."

Freitagabend kommt. Die Abendkasse ist nicht besetzt. Der Einlass fehlt. Der Technik-Chef musste kurzfristig absagen und niemand weiß, wer die Lichter bedient. Sie lösen es improvisiert, im letzten Moment, unter Stress.

Ihre Leute stehen auf der Bühne.
Und Sie stehen hinter der Abendkasse.

Das Problem

Warum der Probenplan per E-Mail nicht funktioniert

“Die Übersicht ist weg”

Drei E-Mail-Threads, zwei Änderungen am Wochenende, und niemand weiß, welche Version aktuell ist. Die Generalprobe ist wann? Freitag oder Samstag?

“Die Zusagen fehlen”

Jemand schreibt „dabei", jemand nicht. Der Einlass hat keine Zu- oder Absage gegeben. Der Abendkassen-Dienst für die Premiere ist am Tag vor der Show noch unbesetzt.

“No-Shows zerstören den Plan”

Die Probe beginnt um 19:30. Es ist 19:45. Von sieben Sängerinnen in der Tenorgasse sind vier da. Die Generalprobe ist morgen. Sie holen das nicht auf.

“Jeder hat eigene Notizen”

Sie kennen den Plan. Das Team kennt nicht mal den Plan. Jeder schreibt sich seine Termine in seinen Kalender – wenn er will. Die Informationen sind überall und nirgendwo.

Die Lösung

Ein Plan. Alle sehen dasselbe. Alle bestätigen.

Sie tragen einen Termin ein. Ihr Team sieht ihn sofort. Und sagt zu – oder nicht. Probe, Generalprobe, Premiere: alles im selben Plan. Abendkasse, Einlass, Garderobe, Lichttechnik – jeder Dienst hat seinen Platz und seine Zusagen.

Wenn jemand nicht kann, sehen Sie es sofort – nicht zwei Stunden vor der Vorstellung. Die Lücke wird sichtbar, bevor sie zum Problem wird. Sie fragen ein anderes Mitglied. Die Premiere steht.

Und wenn jemand am Freitag um 16 Uhr erst absagt? Sie haben noch vier Stunden. Das ist nicht mehr improvisieren – das ist reagieren.

WP Dienstplan Dashboard – Wochenplan für Proben und Aufführungen

WP Dienstplan Dienstplaner – Abendkasse, Einlass und Garderobe definieren

WP Dienstplan Kalender – Dienstleitung trägt Ensemble in Proben und Premieren ein

WP Dienstplan Selbsteintrag – Ensemble-Mitglied trägt sich für Probe oder Premiere ein

WP Dienstplan Terminplaner – Proben, Generalproben und Premieren planen

WP Dienstplan Statistik – Auswertung der ehrenamtlichen Einsätze

WP Dienstplan E-Mail – Benachrichtigung bei Diensttausch für Ensemble-Dienste

WP Dienstplan Audit-Log – Änderungen an Proben und Diensten nachvollziehen

Klicken zum Vergrößern · Galerie mit Weiter-Button durchblättern

Was sich ändert

Weniger Organisation. Mehr Zeit für die Kunst.

Keine verlorenen E-Mails mehr

Der Plan ist die eine Quelle. Keine Threads, keine Chaos-Versionen. Alle sehen die aktuelle Info – automatisch, immer.

Zusagen in Sekunden, nicht Tagen

Ein Klick pro Dienst. Das Team bestätigt im Plan – nicht in einer Antwort-Mail, die übersehen wird. Sie sehen sofort, wer dabei ist.

Absagen werden Chancen

Jemand kann nicht? Sie sehen es Tage vorher, nicht zwei Stunden vor der Probe. Genug Zeit, um wen anders zu fragen.

Die Premiere scheitert nicht mehr an der Organisation

Abendkasse, Einlass, Garderobe, Lichttechnik – alles ist in einem Plan. Alles hat Zusagen. Sie kümmern sich um die Aufführung, nicht um die Logistik.

In der Praxis

Drei Situationen – vorher und nachher

Premiere und Abendkasse-Chaos

Vorher: Donnerstag, 19 Uhr. Die Premiere ist morgen. Die Abendkasse-Person sagt ab – erst jetzt, weil sie erst jetzt antwortet. Einlass: vorgestern geschrieben, nicht gelesen. Technik-Chef: gar nicht gemeldet. Sie verbringen zwei Stunden damit, drei Leute anzurufen – statt sich auf die Premiere zu konzentrieren.

Nachher: Mittwoch, 10 Uhr. WP Dienstplan zeigt Ihnen: Abendkasse-Dienst noch nicht bestätigt. Sie schreiben das Mitglied eine Nachricht im Plan – sie bestätigt auf der Stelle. Oder sagt ab. Sie bitten ein anderes Mitglied. Erledigt. Der Einlass ist doppelt besetzt. Technik-Chef hat die Lichter bereits bestätigt. Freitag 19 Uhr sind Sie entspannt.

Neue Saison und Probenplan-Wirrwarr

Vorher: August, Saison-Start. Sie planen die nächsten drei Monate: Dramatische Lesarten (Donnerstags), Szenisches Arbeiten (Dienstags), Stimmtraining (Freitags). Ein Mitglied antwortet: „Das geht mir zu viel." Sie schreiben einen neuen Plan. Zwei Wochen später merken Sie, dass vier Leute nicht zum Stimmtraining kommen, weil sie nicht wussten, dass es verpflichtend ist. Die Kommunikation ist gebrochen.

Nachher: August, Saison-Start. Sie tragen alle Probe-Termine für drei Monate ein. Das Team sieht den ganzen Plan sofort – und sagt Bescheid, wenn etwas nicht passt. Ein Mitglied kann das Stimmtraining am Freitag nicht machen? Sie wissen es vor der ersten Probe, nicht nach vier Wochen. Sie passen an. Jeder weiß, was los ist.

Jahresbericht und Beteiligung tracken

Vorher: Dezember, Jahresbericht. Sie wollen wissen: Wer war wie oft bei den Proben? Wer hat Dienste gemacht? Sie gehen durch drei Monate Mail-Threads, schreiben Zahlen in ein Notizbuch, zählen von Hand. Es ist fehleranfällig. Der Bericht dauert vier Stunden.

Nachher: Dezember, Jahresbericht. Sie öffnen WP Dienstplan. Die Beteiligung ist schon erfasst. Jedes Mitglied, jeder Dienst, jede Probe – automatisch. Sie brauchen zwei Klicks für den Bericht. Die Daten sind vollständig und korrekt.

Zwei Strukturen, ein Werkzeug

Theatergruppen und Chöre – was sie unterscheidet

Theater Theater & Schauspiel

Ein Ensemble mit zugeteilten Rollen. Proben nach Szene oder Akt. Technik-Crew: Lichttechnik, Sound, Bühnenleitung, Bühnenbau. Jede Aufführung hat Front-of-House und Abendkasse.

Rollen sind spezifisch – dieser Schauspieler spielt Hamlet, dieser Techniker bedient die Lichter. Besetzung zählt. Ein fehlender Schauspieler oder eine fehlende Lichtkue ändern alles. Qualifikationen: Lichtzertifikat, Bühnenleiter-Erfahrung, Abendkassen-Schulung.

Chor Chöre & Musikensembles

Ein Chor mit Stimmen (Sopran, Alt, Tenor, Bass). Proben nach Stimme oder volles Ensemble. Manche Ensembles haben Dirigent, Klavierbegleitung und Sound-Techniker.

Ein fehlender Sopran schwächt den Satz. Ein fehlender Techniker bedeutet keine Soundcheck vor dem Konzert. Crew sind oft spezialisiert: Technik, Bühnen-Auf- und Abbau, Scheinwerfer-Operator. Qualifikationen: Stimmen-Training, Technik-Zertifikat, Front-of-House-Erfahrung.

Beide verwalten das gleiche Problem: Zeitpläne mit Rollen, Crew-Zusagen und der Druck der Premiere. WP Dienstplan schafft beide – in einer Installation.

FAQ

Häufig gefragt

Können wir WP Dienstplan für Proben und Aufführungen nutzen?

Ja. Proben und Aufführungen sind beide Events im selben System. Eine Probe hat Rollen: Sopran, Alt, Tenor, Bass. Eine Aufführung fügt Crew-Rollen hinzu: Abendkasse, Lichttechnik, Sound, Bühnenleitung. Alles ist im einen Zeitplan. Wenn Sie auch Dienstplanung für Sportvereine oder Ehrenamts-Koordination brauchen, nutzen Sie das gleiche Plugin.

Funktioniert WP Dienstplan auch für kleine Vereine mit 12 Aktiven?

Besonders für kleine Gruppen. Die kostenlose Version ist voll funktionsfähig und ohne Begrenzung der Mitgliederzahl. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen, eine Tauschbörse oder mehrere Pläne brauchen, kommt die Basis-Lizenz (79€/Jahr) dazu; Anwesenheits-Statistiken und Audit-Log bietet die Pro-Lizenz (149€/Jahr). Für einen Chor oder eine kleine Theatergruppe reicht meist schon die kostenlose Version.

Können wir eigene Rollen und Dienste definieren?

Ja. Sie definieren die Qualifikationen und Rollen, die Ihr Verein nutzt. Theatergruppen könnten Bühnenleitung, Lichttechnik, Abendkasse, Front-of-House, Einlass nutzen. Chöre könnten Sopran, Alt, Tenor, Bass, Sound-Techniker, Scheinwerfer-Operator nutzen. Was auch immer Ihre Struktur ist, Sie bauen sie in WP Dienstplan. Jede Person hat die Qualifikationen, für die sie ausgebildet ist.

Wie ist das datenschutzrechtlich für Jugendtheater?

WP Dienstplan ist datenschutzfreundlich konzipiert: Alle Daten bleiben auf Ihrem Server, kein externes Daten-Sharing, kein Tracking. Sie entscheiden als Verein (Verantwortlicher i. S. d. DSGVO), welche Daten Sie sammeln, wie lange Sie sie speichern und wer darauf zugreifen darf. Für Jugendliche unter 16 Jahren brauchen Sie die Elternzustimmung vor ihrer Anmeldung zu Proben und Aufführungen – das können Sie im System dokumentieren. Es funktioniert genauso bei Sportvereinen und Nachbarschaftshilfe.

Was kostet WP Dienstplan?

Kostenlos: voller Funktionsumfang für einen Dienstplan, unbegrenzte Mitglieder. Basis (79€/Jahr): siehe Preisübersicht. Pro (149€/Jahr): siehe Preisübersicht. Details auch auf der Funktionsseite. Es ist einmalig pro Jahr und pro Organisation – nicht pro Person.

Brauchen wir WordPress, um WP Dienstplan zu nutzen?

Ja, WP Dienstplan ist ein WordPress-Plugin. Das bedeutet: Sie brauchen WordPress. Aber das ist die Basis – wenn Sie WordPress nicht haben, können wir das auch für Sie aufsetzen. Die Kosten sind niedrig (ein Hosting-Plan kostet 3–5€/Monat). Für Clubs und Theater, die lange bestehen sollen, ist WordPress stabil, sicher und weit verbreitet.