Dienstplan Nachbarschaftshilfe erstellen

WP Dienstplan ist eine Software für die Dienstplanung im Sozialdienst und in der Nachbarschaftshilfe.

Der Alltag

Das kennen Sie.

Sie leiten einen Sozialverein oder eine Nachbarschaftshilfe. Ihre Helfer leisten unentgeltliche Arbeit: Sie fahren ältere Menschen zum Arzt, hören zu, kümmern sich darum, dass niemand allein ist. Das ist wichtig. Notwendig sogar.

Aber die Koordination? Das entpuppt sich als Vollzeitjob nebenbei. Spontane Anfragen kommen per Telefon oder Mail. Sie schreiben drei Leuten – und hoffen, dass jemand antwortet. Die einen sagen nie nein. Die anderen melden sich gar nicht. Sie haben keine Übersicht, wer wie oft hilft. Und Sie als Koordinator stehen dazwischen – immer im Einsatz, immer mit schlechtem Gewissen.

Dazu kommt: Der Förderer oder die Kommune will Nachweise. Wer hat wann geholfen? Wie viele Stunden? Das alles manuell zu dokumentieren, ist nicht nur zeitraubend – es ist auch fehleranfällig.

Wenn Ihre Nachbarschaft auf Sie zählt, darf das System kein Chaos sein. Koordination sollte kein Zweitjob sein.

Das Problem

Wo ehrenamtliche Dienstplanung in kleinen Gruppen scheitert.

“Telefon-Bereitschaft ist ein Rätsel”

Wer kann diese Woche Fahrten übernehmen? Wer möchte nächsten Monat anrufen? Sie rufen herum, führen Linklisten, schreiben immer wieder neue Mails. Übersicht? Fehlanzeige. Helfer wissen auch nicht, was die anderen tun.

“Immer dieselben drei”

Die Gewissenhaften helfen, bis sie nicht mehr können. Die anderen könnten – aber niemand fragt sie, weil Sie nicht wissen, wer gerade kann. Die Verteilung wird schief. Und alle spüren es.

“Nachweise im Dezember sammeln”

Die Kommune oder der Förderer braucht einen Bericht. Sie kramen alte Notizen zusammen, setzen Tabellen auf, rechnen von Hand. Das ist Papierkram statt echte Arbeit.

“Helfer fühlen sich übersehen”

Wer hat wann geholfen? Warum wurde ich nicht gefragt? Das Vertrauen schwächelt. Helfer weichen ab, weil die Kommunikation chaotisch wirkt – obwohl Ihre Absicht gut ist.

Die Lösung

Alle wissen, was gebraucht wird – ohne Telefonkette.

Ihre Helfer tragen sich selbst ein. Und Sie sehen sofort, wer helfen kann. Fahrdienst, Telefondienst, Besuchsdienst – jeder Dienst hat seinen Platz. Jeder sieht, wer wie oft hilft. Die Verteilung wird sichtbar. Und damit fair.

Das Ergebnis: Sie müssen nicht mehr herumtelefonieren. Ihre Helfer entscheiden selbst, wann sie einspringen. Und am Jahresende haben Sie die Nachweise für Kommune und Förderer – ohne Excel, ohne Zettelwirtschaft.

WP Dienstplan Dashboard – Wochenübersicht mit offenen Diensten im Sozialverein

WP Dienstplan Dienstplaner – Fahrdienst, Telefondienst und Besuchsdienst definieren

WP Dienstplan Kalender – Dienstleitung ordnet Helfer Fahrdienst, Telefon und Besuch zu

WP Dienstplan Selbsteintrag – Helfer meldet sich per Klick für einen offenen Dienst an

WP Dienstplan Terminplaner – Termine und Serien für Vereinsaktivitäten

WP Dienstplan Statistik – Nachweise für Kommune und Förderer

WP Dienstplan E-Mail – Benachrichtigung bei Diensttausch zwischen Helfern

WP Dienstplan Audit-Log – Dokumentation aller Planungsänderungen

Klicken zum Vergrößern · Galerie mit Weiter-Button durchblättern

Was sich ändert

Fairness wird sichtbar. Helfer fühlen sich wertgeschätzt.

Jeder sieht, wer wie oft hilft

Die Verteilung ist transparent. Wer oft einspringt, wird sichtbar. Wer selten dran war, auch. Das verändert Verhalten – ohne dass Sie jemanden ansprechen müssen.

Sie sitzen nicht mehr mit dem Telefon in der Hand da

Spontane Fahrt nötig? Der Dienstplan zeigt sofort, wer verfügbar ist. Sie tragen den Dienst ein – Ihre Helfer melden sich selbst. Kein Herumtelefonieren, kein Warten auf Rückrufe.

Sie wissen, wer wie oft geholfen hat

Jede Eintragung ist dokumentiert. Am Ende des Jahres haben Sie einen Überblick – ohne Excel-Arbeit. Berichte für die Kommune? Mit einem Klick exportierbar.

Die Helfer fühlen sich gehört

Transparenz schafft Vertrauen. Wenn jeder sieht, dass der Plan fair verteilt ist und die Koordination reibungslos läuft, fühlen sich die Helfer geschätzt – und bleiben dabei.

In der Praxis

Drei Situationen – vorher und nachher.

Spontane Fahrt-Anfrage

Vorher: Herr Schmidt braucht plötzlich einen Fahrdienst. Sie schreiben drei Leuten – und hoffen, dass jemand antwortet. Zwei schweigen. Die dritte sagt zum vierten Mal diese Woche zu.

Nachher: Sie tragen die Fahrt im Dienstplan ein. Helfer, die verfügbar sind, sehen es sofort. Drei melden sich innerhalb von zehn Minuten an. Der Nächste ist direkt buchbar.

Telefon-Bereitschaft hat eine Lücke

Vorher: Nächste Woche fehlt noch jemand für die Telefonzentrale Montag bis Mittwoch. Sie rufen herum – und merken, dass Sie immer dieselben fragen. Zum dritten Mal: „Entschuldigung, können Sie kurzfristig…?"

Nachher: Sie erstellen die wiederkehrenden Telefondienste im System. Helfer tragen ihre Verfügbarkeit ein. Lücken sind sofort sichtbar. Eine Anfrage an die Richtigen, und sie sind besetzt.

Jahresbericht für die Kommune

Vorher: Die Gemeinde möchte Nachweise: Wie viele Fahrdienste, wie viele Helfer-Stunden, welche Dienstarten? Sie sammeln alte Notizen, stellen eine Tabelle zusammen, rechnen von Hand.

Nachher: Ein Klick erzeugt einen Report. Fahrdienste, Besuchsdienste, Stunden pro Helfer, Gesamtzahl – alles dokumentiert und exportierbar. Ihre Arbeit ist sichtbar gemacht.

Zwei Modelle, ein Werkzeug

Kommunal gefördert und eigenständig – gleiche Herausforderungen.

Kommunal Kommunal geförderte Dienste

Von Gemeinde oder Gesundheitswesen beauftragt. Helfer werden von Koordinatoren eingesetzt. Berichterstattung an Gemeinde, Krankenkasse oder Auftraggeber.

Oft strukturierte Dienstpläne mit Zielquoten: Nachbarschaftsunterstützung, Besuchsdienste, Transport. Qualifikationen: Erweitertes Führungszeugnis, Schulung Kinderschutz, dienstartspezifische Einweisung.

Eigenständig Eigenständige Nachbarschaftshilfen

Betrieben von Verein, Nachbarschaftsgruppe oder unabhängiger Organisation. Helfer organisieren sich mit Koordinations-Unterstützung. Governance durch Vorstand oder Lenkungsgruppe.

Dienstpläne oft flexibel – Spontananfragen und regelmäßige Schichten vermischt. Aktivierung durch Koordinator, der Bedarf und verfügbare Helfer abgleicht. Qualifikationen: Erste Hilfe, Führungszeugnis, vereinsspezifische Schulung.

Beide brauchen dasselbe System: Dienstplanung mit Fairness, Transparenz und Nachverfolgung. WP Dienstplan bewältigt beides.

FAQ

Häufige Fragen von Nachbarschaftshilfe-Koordinatoren.

Funktioniert WP Dienstplan auch für kleine Nachbarschaftshilfen?

Ja, sogar sehr gut. Schon ab 5 Helfern wird ein zentraler Dienstplan sinnvoll. Die Kostenlos-Version deckt kleine Vereine vollständig ab – ohne Begrenzung der Helferzahl. Wer E-Mail-Benachrichtigungen, Tauschbörse oder mehrere Pläne braucht, bekommt sie mit günstigen Jahres-Plänen.

Können wir unterschiedliche Dienstarten (Fahrdienst, Telefon, Besuch) parallel eintragen?

Absolut. WP Dienstplan ist für beliebig viele Dienstarten ausgelegt. Sie erstellen drei Dienste, jeder mit eigenem Rhythmus. Helfer können ihre Verfügbarkeit pro Dienstart eingeben. Der Dienstplan zeigt immer den richtigen Dienst.

Was ist der Unterschied zwischen Einzelterminen und wiederkehrenden Schichten?

Einzeltermine sind einmalig (z. B. „Frau Schmidts Zahnarztfahrt Mittwoch 10 Uhr"). Wiederkehrende Schichten sind regelmäßig (z. B. „Telefonzentrale, jeden Montag 18–20 Uhr"). Beides funktioniert parallel. Spontane Anfragen? Einzeltermine. Wöchentliche Telefondienste? Schichten. Sie vermischen, was Sie brauchen.

Wie geht WP Dienstplan mit DSGVO um, insbesondere mit sensiblen Daten?

Die Daten liegen auf Ihrer Website und werden von Ihnen verwaltet – nicht bei uns, genau wie beim Dienstplan im Sportverein oder im Kulturverein. Sie entscheiden, wer welche Informationen sieht. Helfer sehen zwar die anderen, aber nur Namen und Verfügbarkeit – nicht die Details der Betreuten. Sensible Daten (z. B. Adressen oder gesundheitliche Angaben) erfassen Sie in einem separaten System.

Kostet WP Dienstplan etwas für gemeinnützige Vereine?

Ja, es gibt ein freies Angebot: Die kostenlose Version ist voll funktionsfähig und hat keine Begrenzung der Helferzahl. Für Funktionen wie E-Mail-Benachrichtigungen, Tauschbörse und mehrere Pläne gibt es die Basis-Lizenz (79 Euro pro Jahr); Anwesenheitsstatistiken und Audit-Log die Pro-Lizenz (149 Euro pro Jahr). Das ist deutlich günstiger als die Koordinationsstunden, die Sie sparen. Gemeinnützige Vereine können uns kontaktieren – wir schauen, ob ein besonderer Rabatt möglich ist.

Brauchen wir WordPress dafür? Und kann das wirklich jeder bedienen?

WP Dienstplan ist ein WordPress-Plugin. Wenn Sie bereits eine Website haben (WordPress oder nicht), können wir das einfach dazubauen. Wenn nicht, helfen wir Ihnen bei der Einrichtung. Bedienung? Das Plugin ist bewusst einfach. Sie brauchen kein technisches Know-How. Fragen? Wir helfen per Mail, Telefon oder in einer kurzen Demo.

Dienstplan Nachbarschaftshilfe