Dienstplan Sportverein erstellen

Der Alltag

Das kennen Sie.

Sie koordinieren Thekendienste, Kassendienst, Platzwart und Jugendtrainer-Einsätze – alles landet bei Ihnen.

Die Excel-Datei hängt am Schwarzen Brett. Absagen kommen per WhatsApp am Spieltag. Einige stehen immer da. Andere tauchen einfach nicht auf – und niemand sagt etwas, weil es ja Ehrenamt ist.

Am Spieltag stehen Sie mit dem Handy da und telefonieren hinterher. Sie suchen Ersatz im letzten Moment, müssen selbst einspringen. Und das nächste Heimspiel organisieren Sie wieder von vorne.

Parallel müssen Sie sicherstellen, dass nur Qualifizierte die richtigen Dienste übernehmen: Trainer mit Lizenzen, Gruppenleiter, Kassenprüfer. Manche haben ihre Qualifikation erneuert, andere nicht – Sie müssen Bescheid wissen.

Wenn der Plan nicht hält, hält nichts. Ihr Verein braucht Dienstplanung, die mit der Ehrenamts-Realität funktioniert.

Das Problem

Wo ehrenamtliche Dienstplanung scheitert.

"Im Plan steht ein Name. Aber kommt die Person auch?"

Dienste werden kurzfristig abgesagt oder gar nicht bestätigt. Am Spieltag wissen Sie nicht, ob die Theke besetzt sein wird – oder ob Sie wieder selbst einspringen müssen.

"Welche Lizenzen hat dieses Mitglied nochmal?"

Ob ein eingeplantes Mitglied die nötige Qualifikation hat, sehen Sie nicht. Absage häufig erst am Spieltag, wenn es zu spät ist.

"Ich habe keinen Überblick über meine Helfer"

Die Excel-Tabelle ist unlesbar, die WhatsApp-Geschichte unübersichtlich. Wer in den nächsten vier Wochen einsatzbar ist, sehen Sie nicht.

"Manche vergessen ihren Einsatz komplett"

Ohne automatische Erinnerung tauchen Mitglieder nicht auf. Sie müssen selbst anrufen, erinnern, Ersatz suchen – oder springen ein.

Die Lösung

Dienste, die wirklich besetzt sind – ohne Ihr Handy.

Ihre Mitglieder tragen sich selbst ein. Sie sehen sofort, ob alles steht. Theke, Kasse, Platzwart, Jugendtraining – jeder Dienst hat seinen Platz, jede Zusage ist verbindlich.

Wer keine Trainer-Lizenz hat, sieht den Trainer-Dienst nicht. Wer nicht als Kassenprüfer eingetragen ist, kann keinen Kassendienst übernehmen. Die falsche Besetzung ist gar nicht möglich.

Im Dashboard sehen Sie sofort, ob Lücken entstehen – nicht erst am Spieltag. Wer eingetragen ist, weiß es; wer tauschen muss, nutzt die Tauschbörse. Wer dran ist, erscheint auch.

WP Dienstplan Dashboard Sportverein – Wochenübersicht mit Vereinsdiensten

WP Dienstplan Dienstplaner Sportverein – Theke, Kasse und Platzwart-Dienste definieren

WP Dienstplan Kalender Sportverein – Dienstleitung ordnet Mitglieder Heimspiel-Dienste zu

WP Dienstplan Selbsteintrag Sportverein – Mitglied trägt sich für Theke oder Platzwart ein

WP Dienstplan Terminplaner Sportverein – Trainings und Veranstaltungen planen

WP Dienstplan Statistik Sportverein – Auswertung der ehrenamtlichen Stunden

WP Dienstplan E-Mail Sportverein – Benachrichtigung wenn ein Vereinsdienst getauscht wird

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Was sich ändert

Weniger Chaos. Mehr Verbindlichkeit. Dienste, die halten.

Sie stehen am Spieltag nicht mehr mit dem Handy da

Jeder sieht seinen Dienst, jeder bestätigt rechtzeitig. Absagen kommen Tage vorher – nicht eine Stunde vor Anpfiff.

Nur die Richtigen übernehmen die Aufgaben

Wer keine Lizenz hat, sieht den Dienst nicht. Keine Überraschungen, keine falschen Besetzungen.

Sie wissen endlich, wer hilft – und wer nicht

Jeder Einsatz ist dokumentiert. Bei der Jahreshauptversammlung haben Sie Zahlen, keine Schätzungen.

Wer eingetragen ist, erscheint auch

Erinnerungen kommen automatisch. Absagen werden sofort sichtbar. Die Verbindlichkeit steigt – ohne dass Sie jemanden unter Druck setzen müssen.

In der Praxis

Drei Situationen – vorher und nachher.

Heimspiel-Samstag – Theke unbesetzt

Vorher: Freitag schreiben Sie in die WhatsApp-Gruppe: "Wer macht morgen Theke?" Lange Stille. Samstag, 13:15 Uhr: Noch keine Zusage. Sie telefonieren drei Leute an – niemand kann. Sie stehen selbst hinter der Theke, statt das Spiel zu sehen.

Nachher: Sie planen die nächsten vier Heimspiele am Vorabend. Jeder Dienst ist mit Qualifikationen versehen. Ihre Mitglieder sehen die Dienste, bekommen Mittwoch eine E-Mail-Erinnerung. Samstag früh: Sie sehen, dass alle Dienste bestätigt sind. Kein Telefonat nötig.

Neues Mitglied – erstes Training

Vorher: Ein neues Mitglied meldet sich per WhatsApp an: "Ich möchte gerne helfen." Sie fügen es zur Excel-Datei hinzu, aber vergessen zu vermerken, dass es noch keine Trainer-Lizenz hat. Es trägt sich selbst als Trainer ein. Am Spieltag merken Sie das Problem erst, wenn die Jugendgruppe wartet.

Nachher: Das neue Mitglied registriert sich selbst. Sie sehen sofort: keine Trainer-Lizenz. Ohne hinterlegte Lizenz kann es sich nicht als Trainer eintragen. Es wird aufgefordert, die Lizenz nachzuweisen – oder übernimmt stattdessen einen anderen, passenden Dienst.

Jahreshauptversammlung – Helfer-Statistik

Vorher: In der JHV werden Sie gefragt: "Wie viele Stunden Helfer-Einsätze hatten wir dieses Jahr? Wer hat am meisten geholfen?" Sie haben keinen Überblick. Sie schätzen, die Zahlen sind ungenau, es wird eine lange Diskussion.

Nachher: Sie öffnen WP Dienstplan und generieren einen Bericht für die JHV: Insgesamt 320 Einsatz-Stunden, die Top-Helfer sind namentlich aufgelistet, Einsatzquoten pro Abteilung sind sichtbar. Die JHV sieht die genauen Zahlen und kann faire Entscheidungen treffen.

Zwei Strukturen, ein Werkzeug

Großverein und Einzelsportverein – unterschiedliche Pläne, gleiche Mechanik.

GROSS Mehrspartverein

Fußball, Tennis, Badminton, Gymnastics – alles unter einem Dach. Jede Abteilung hat eigene Trainer und Betreuer. Gemeinsame Theke und Platzwart-Dienste.

Qualifikationen unterscheiden sich pro Abteilung: Fußball-Trainer haben eine Lizenz, Gymnastics-Trainer eine andere. Kassenprüfer-Rollen sind vereinsweit. WP Dienstplan hält alles getrennt und koordiniert.

KLEIN Einzelsportverein

Ein Sport, enge Gemeinschaft, dichter Zeitplan. Meist kleine Mitgliederzahl, aber gleiche Ehrenamts-Herausforderungen: Wer macht die Theke, Platzwart, Wettkampf-Organisation?

Weniger Rollen, klarere Struktur, aber höherer Druck pro Helfer. Jeder muss zuverlässig einspringen. WP Dienstplan bringt Transparenz und Verbindlichkeit für kleinere Teams.

Beide brauchen dasselbe: ehrenamtliche Dienstplanung mit Qualifikationen und Erinnerungen. WP Dienstplan skaliert von 5 Helfern bis 500.

FAQ

Fragen von Sportvereinen wie Ihrem.

Funktioniert das auch für kleine Vereine mit weniger als 50 Mitgliedern?

Ja, absolut. WP Dienstplan skaliert von kleinen, ehrenamtlich geführten Vereinen bis zu großen Organisationen – die Mitgliederzahl ist in keiner Version begrenzt. Die kostenlose Version ist voll funktionsfähig für einen Dienstplan. Wenn Sie E-Mail-Benachrichtigungen, eine Tauschbörse oder mehrere Pläne brauchen, lohnt sich die Basis-Lizenz (79 €/Jahr). Sie zahlen für Funktionen, nicht für Köpfe.

Wie verwalte ich abgelaufene Qualifikationen?

Setzen Sie ein Ablaufdatum für jede Qualifikation (z.B. Trainer-Lizenz gültig bis 31.12.2027). Ist das Datum überschritten, kann sich das Mitglied nicht mehr für diesen Dienst eintragen. 30 Tage vorher erhalten Sie eine Erinnerung.

Können wir spezielle Event-Dienste wie Vereinsfeste planen?

Ja. Legen Sie beliebig viele Dienst-Typen an: "Vereinsfest – Auf- und Abbau", "Sommerfest – Bar", "Spendenlauf – Verpflegung" etc. Jeder Dienst kann andere Qualifikationen erzwingen oder einfach offen sein – Sie entscheiden.

Brauchen wir spezielles Hosting für WP Dienstplan?

Nein. WP Dienstplan ist ein WordPress-Plugin. Wenn Ihre Website bereits bei einem WordPress-Hoster läuft (z.B. Strato, Host Europe, Ionos), ist alles schon vorhanden. Sie brauchen nur das Plugin zu installieren – keine zusätzliche Software, keinen separaten Server.

Ist das rechtlich sicher? DSGVO, Landessportverband?

WP Dienstplan ist datenschutzfreundlich konzipiert: Alle Mitgliederdaten bleiben auf Ihrer eigenen Website, nicht bei uns und nicht in einer Cloud. Passwörter werden als WordPress-Standard gehasht gespeichert. Mitgliederkonten können vollständig gelöscht werden – darüber entscheiden Sie als Verein (Verantwortlicher i. S. d. DSGVO). Die datenschutzkonforme Ausgestaltung (Einwilligungen, Löschfristen, Datenschutzerklärung Ihres Vereins) liegt bei Ihnen; Hinweise dazu geben wir in der Dokumentation. Der Landessportverband hat keine Einwände gegen digitale Dienstpläne – im Gegenteil, das ist heute Standard. Auch Kulturvereine und Sozialvereine nutzen dasselbe Plugin.

Was kostet WP Dienstplan für unseren Verein?

Kostenlos und ohne Begrenzung der Helferzahl. Basis-Lizenz 79 €/Jahr, Pro-Lizenz 149 €/Jahr – Details in der Preisübersicht und unter Funktionen.

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